《通用数据保护条例》（GDPR）/ 隐私声明
面向员工、就读于“想象力”幼儿园的儿童及其家长
本文件的目的是什么？
“想象力”幼儿园致力于保护您的个人信息隐私与安全。
本隐私声明说明了本幼儿园如何根据《通用数据保护条例》（GDPR）收集和使用有关本幼儿园员工（“员工”）、就读本幼儿园的儿童（“儿童”）以及儿童的家长（“家长”）（统称为“您”或“您的”）的个人信息。
“The Pre-school Imagination”是“数据控制者”。这意味着我们负责决定如何存储和使用您的个人信息。根据数据保护法规的要求，我们必须向您告知本隐私声明中所包含的信息。
本通知适用于员工、儿童及家长。本通知不构成任何雇佣合同或提供服务的其他合同的一部分。我们可随时更新本通知，但若进行更新，我们将尽快在合理可行的情况下向您提供本通知的更新版本。
员工、儿童及其家长务必阅读并保留本通知，以及我们在收集或处理您的个人信息时可能在特定场合提供的任何其他隐私声明，以便您了解我们如何以及为何使用此类信息，以及您根据数据保护法规享有的权利。
数据保护原则
我们将遵守数据保护法。该法律规定，我们持有的关于您的个人信息必须：
1. 以合法、公平和透明的方式使用。
2. 仅出于我们已向您明确说明的正当目的而收集，且不会以任何与这些目的不相符的方式使用。
3. 与我们已告知您的目的相关，且仅限于这些目的。
4. 准确且及时更新。
5. 仅在我们已告知您的目的所需的时间内保留。
6. 妥善保管。
我们持有的关于您的信息类型
个人数据或个人信息，是指任何能够识别特定个人的信息。其中不包括已去除身份信息的数据（匿名数据）。
还有一些“特殊类别”的个人数据更为敏感，需要更高的保护级别，例如有关个人健康状况或性取向的信息。
员工：
我们将收集、存储和使用以下类别的员工个人信息：
• 个人联系方式，例如姓名、职务、地址、电话号码和个人电子邮箱地址。
• 出生日期。
• 性别。
• 婚姻状况及受抚养人。
• 直系亲属和紧急联系人信息。
• 国民保险号。
• 银行账户信息、工资记录和纳税状况信息。
• 薪资、年假、养老金及福利信息。
• 入职日期，以及（如有差异）员工的连续任职起始日期。
• 工作地点或工作场所。
• 驾驶证复印件（如适用）。
• 招聘信息（包括工作许可证明文件复印件、推荐信以及简历、求职信中包含的其他信息，或作为申请流程的一部分提供的其他信息）。
• 就业记录（包括职位、工作经历、工作时间、休假情况、培训记录及专业协会会员资格）。
• 人事档案和培训记录，包括绩效信息、纪律处分和申诉信息以及工时记录。
• 关于您使用我们的信息和通信系统的信息。
• 任何须上报的死亡、伤害、疾病或危险事件的记录。
我们还可能收集、存储和使用以下“特殊类别”的更敏感的个人信息：
• 有关员工种族或族裔的信息。
• 有关员工健康的信息，包括任何健康状况、事故、健康和病历记录，其中包括：
• 若员工离职，且根据集团公司实施的任何股权计划，其离职原因被认定为健康状况不佳、受伤或残疾，则应保留与该决定相关的记录；
• 任何缺勤（假期除外）的详细情况，包括法定育儿假和病假的时间；以及
• 员工离职且离职原因与健康状况有关时，为办理养老金和长期健康保险所需的相关健康状况信息。
儿童：
我们将收集、存储和使用以下类别的儿童个人信息：
• 姓名
• 出生日期
• 家庭住址
• 饮食要求
• 考勤信息
• 儿童的照片和视频片段，用于向孩子们说明他们所就读的幼儿园中个人物品的存放位置，同时也用于一般展示用途
• 若家长无法联系，应联系的紧急联系人及其联系方式
• 每名儿童均有一本记录册，其中包含该儿童在托儿所期间的学习成果、托儿所员工对该儿童在幼儿园期间发展情况的观察记录、该儿童进步的具体实例、展示该儿童在托儿所期间发展情况的照片，以及该儿童的个人详细信息（例如出生日期）（“发展报告”）
• 与个别儿童相关的记录，例如：照护计划、通用评估框架、言语和语言转诊表
• 事故及既往伤情申报表
• 任何须上报的死亡、伤害、疾病或危险事件的记录
• 儿童的观察、计划和评估记录
我们还可能收集、存储和使用以下“特殊类别”的更敏感的个人信息：
• 有关儿童种族或族裔、使用语言和国籍的信息。
• 有关儿童健康的信息，包括任何健康状况、健康记录和病史。
• 关于儿童事故或事件的报告信息，包括既往伤情的报告。
• 关于儿童事件的表格／儿童保护转介表格／儿童保护案件详情／报告。
家长：
我们将收集、存储和使用以下类别的家长个人信息：
• 姓名
• 家庭住址
• 电话号码和个人电子邮箱地址。
• 国民保险号。
• 银行账户信息。
我们还可能收集、存储和使用以下“特殊类别”的更敏感的个人信息：
• 关于父母的种族或族裔、使用语言和国籍的信息。
• 当托儿所员工认为与预防极端主义或政府“预防”战略的其他方面相关时，与家长进行的沟通。
您的个人信息是如何收集的？
员工：
我们通过申请和招聘流程收集员工的个人信息，这些信息有时直接来自应聘者，有时则来自人力资源机构或背景调查服务提供商。我们有时也会从第三方（包括前雇主、信用参考机构或其他背景调查机构）收集其他信息。
在员工受雇于本公司的整个期间内，我们将在与工作相关的活动中收集其他个人信息。
孩子们和家长们：
从家长首次咨询开始，到入学注册流程，直至儿童停止使用本幼儿园的服务，我们都会收集有关儿童和家长的个人信息。
我们将如何使用您的个人信息
我们仅在法律允许的情况下使用您的个人信息。通常情况下，我们会在以下情形下使用您的个人信息：
1. 为了履行我们与您签订的合同。
2. 当我们需要履行法律义务时。
3. 为了维护我们的合法权益（或第三方的合法权益），且您的利益和基本权利未优先于该等权益的情况。
在以下情况下，我们也可能会使用您的个人信息，但这种情况可能较为罕见：
1. 当我们需要保护您的利益（或他人的利益）时。
2. 出于公共利益或公务需要时。
我们将使用员工个人信息的场景
我们需要上述列表中的所有类别的信息（参见题为“我们持有的关于您的信息类型”一节中的“员工”部分），主要是为了履行我们与员工之间的合同，并确保我们能够遵守法律义务。我们将处理员工个人信息的情况列举如下。
• 就员工的招聘或录用作出决定。
• 核实员工是否依法有权在英国工作。向员工支付薪酬；如果该员工属于“雇员”或就税务目的而言被视为“雇员”，则需代扣税款和国民保险金（NICs）。
• 向员工提供任何员工福利。
• 根据我们依法承担的自动加入义务，为您办理养老金计划的加入手续。
• 与集团公司运营的养老金计划的受托人或管理人、您的养老金提供商以及任何其他员工福利提供商保持联系。
• 履行我们与员工签订的合同。
• 开展绩效和/或薪资评估，管理绩效并确定绩效要求。
• 评估某项工作或任务所需的资格条件，包括晋升决策。
• 为可能进行的申诉或纪律听证会收集证据。
• 就员工的继续雇佣及工作参与情况作出决定。
• 办理终止劳动关系的有关手续。
• 教育、培训和发展要求。
• 处理涉及员工的法律纠纷，包括工伤事故。
• 确认员工是否适合工作。
• 病假管理。
• 遵守健康与安全义务。
• 为了防范欺诈。
• 监控您对我们信息和通信系统的使用情况，以确保遵守我们的IT政策。
• 确保网络和信息安全，包括防止未经授权访问我们的计算机和电子通信系统，以及防止恶意软件的传播。
• 平等机会监测。
上述部分处理依据可能会存在重叠，且可能存在多种依据，足以证明我们使用员工个人信息是正当的。
幼儿园使用儿童个人信息的场景
我们需要上述列表中的所有类别信息（参见题为“我们持有的关于您的信息类型”一节中的“儿童”部分），主要是为了履行我们的义务（包括我们对儿童的法律义务）。我们将处理儿童个人信息的具体情形列举如下。
• 在征得家长同意后，儿童的个人数据将与学校共享，以便其顺利进入下一阶段的教育。
• 在需要保护儿童的情况下，即使未经父母同意，儿童的个人信息也将与当地主管部门共享。
• 为获取资金，儿童的个人信息将在未经家长同意的情况下与当地主管部门共享。
• 英国教育标准局（Ofsted）将被允许访问该幼儿园的系统，以审查儿童保护记录。
• 确保我们能够满足儿童的需求
• 以便获得相应的资金
• 关于儿童在学前班期间发展情况的报告
• 查阅保护记录
• 查询投诉记录
• 检查考勤记录是否完整
• 当向家长提供孩子的学习进展报告时，目的是让该家长将该报告转交学校，用于申请或入学登记
幼儿园使用家长个人信息的具体情形
我们需要上述列表中的所有类别信息（参见题为“我们持有的关于您的信息类型”一节中的“家长”部分），主要是为了履行我们与家长之间的合同，并确保我们能够遵守法律义务。我们将处理家长个人信息的具体情形如下所示。
• 为获取资金，将在未经家长同意的情况下，向当地主管部门提供家长的个人信息。
• 报告儿童的出勤情况
• 能够就孩子的情况联系家长或孩子的紧急联系人
• 确保缴纳托儿费
如果员工和家长未能提供个人信息
如果员工和家长在被要求时未能提供某些信息，我们可能无法履行与员工和家长签订的相应合同，或者可能无法履行我们对员工、儿童和家长所承担的相应法律义务。
用途变更
我们只会将您的个人信息用于收集时的目的，除非我们合理认为需要出于其他原因使用该信息，且该原因与原始目的相符。如果我们需要将您的个人信息用于无关目的，我们将根据具体情况，适当地通知员工、儿童或家长，并说明允许我们这样做的法律依据。
请注意，在法律要求或允许的情况下，我们可能会根据具体情况，在遵守上述规则的前提下，在员工、子女或父母不知情或未征得其同意的情况下处理其个人信息。
我们如何使用特别敏感的个人信息
“特殊类别”的特别敏感个人信息需要更高的保护级别。我们必须就收集、存储和使用此类个人信息提供进一步的正当理由。我们已制定相应的政策文件和保障措施，根据法律规定，在处理此类数据时必须遵守这些规定。在以下情况下，我们可能会处理特殊类别的个人信息：
1. 在特定情况下，须征得员工或家长的明确书面同意。
2. 当我们需要履行与员工雇佣相关的法律义务或行使相关权利时。
3. 出于公共利益的需要，例如为监测机会均等情况，或与我们的职业养老金计划相关时。
在较少见的情况下，我们可能会处理此类信息，具体情形包括：处理该信息对于法律索赔而言是必要的；或处理该信息是为了保护员工、儿童或家长（或其他人的）利益，且相关员工、儿童或家长（视具体情况而定）无法给予同意；或者员工或家长已将该信息公开。
托儿所作为雇主的义务
我们将以以下方式使用员工的特别敏感的个人信息：
• 我们将使用与休假相关的信息（可能包括病假或家庭相关休假），以遵守劳动法及其他法律法规。
• 我们将使用有关员工身体或心理健康状况，或其残疾状况的信息，以确保员工在工作场所的健康与安全，评估员工的工作适任性，提供适当的工作场所调整，监控和管理病假，并管理包括法定产假津贴、法定病假津贴、养老金和长期健康保险在内的各项福利。
• 我们将使用有关员工种族、国籍或族裔、宗教、哲学或道德信仰，以及员工的性生活或性取向的信息，以确保对平等机会进行有实质意义的监测和报告。
我们需要征得员工的同意吗？
如果我们根据书面政策使用特殊类别的个人信息，以履行我们在劳动法领域的法律义务或行使特定权利，则无需征得员工的同意。在有限的情况下，我们可能会征询员工的书面同意，以便我们处理某些特别敏感的数据。如果我们这样做，我们将向员工提供我们希望获取的信息的完整细节以及我们需要该信息的原因，以便员工能够仔细考虑是否愿意给予同意。 员工应知悉，同意我们提出的任何同意请求并非其与托儿所签订合同的条件。
关于刑事定罪的信息
我们仅在法律允许的情况下，方可使用与刑事定罪相关的信息。通常情况下，这仅限于此类数据处理对于履行我们的义务而言是必要的，且我们必须按照我们的数据保护政策进行处理。
在较少见的情况下，我们可能会使用与刑事定罪相关的信息，具体情形包括：因法律索赔所需；为保护您的利益（或他人的利益）而确有必要，且您无法给予同意；或者员工或母公司（视具体情况而定）已将该信息公开。
我们预计将保存有关刑事定罪的信息。
我们仅会在以下情况下收集有关刑事定罪的信息：根据岗位性质的需要且在法律允许的范围内，其中包括但不限于犯罪记录核查（“DBS”）。在适当的情况下，我们会在招聘过程中收集有关刑事定罪的信息，或者您在为我们工作期间可能会直接向我们提供此类信息。我们将以以下方式使用有关刑事定罪和犯罪的信息：
• 对每位员工进行DBS背景调查，并记录DBS背景调查的日期、调查编号以及负责进行该调查的机构的名称。
我们有权以这种方式使用您的个人信息，以履行我们的义务。我们已制定了适当的政策和保障措施，根据法律规定，我们在处理此类数据时必须遵守这些政策和保障措施。
自动化决策
当电子系统在无需人工干预的情况下利用个人信息作出决策时，即视为自动决策。在以下情况下，我们被允许使用自动决策：
1. 在我们已将该决定通知员工或家长，并酌情给予员工或家长21天时间提出复议申请的情况下。
2. 若为履行与员工或家长的合同所必需，且已采取适当措施以保障员工、儿童或家长的权利（视具体情况而定）。
3. 在有限的情况下，在获得员工或其父母（视具体情况而定）的明确书面同意，且已采取适当措施保障员工或其父母权益的前提下。
如果我们基于任何特别敏感的个人信息做出自动化决策，则必须获得员工或家长（视具体情况而定）的明确书面同意，或者该决策必须基于公共利益而具有正当性；此外，我们还必须采取适当措施，以保障员工或家长在相关情形下的权利。
您不会受到仅基于自动化决策且对您产生重大影响的决策的影响，除非我们有合法依据，并且已根据具体情况向员工或其父母发出通知。
数据共享
我们可能需要与第三方（包括第三方服务提供商及集团内的其他实体）共享员工、子女或父母的数据。
我们要求第三方尊重您数据的安全性，并依法处理您的数据。
幼儿园为何可能会向第三方分享员工、儿童或家长的个人信息？
在法律要求的情况下、为管理与您的工作关系所必需的情况下，或者我们有其他合法利益需要这样做的情况下，我们将与第三方共享您的个人信息。
有哪些第三方服务提供商会处理我的个人信息？
“第三方”包括第三方服务提供商（包括承包商和指定代理人）、地方政府、监管机构、学校以及我们集团内的其他实体。以下第三方服务提供商会出于以下目的处理您的个人信息：
地方当局——出于资金和监督方面的考虑（例如，平等机会以及受资助课时的利用情况）
监管机构——旨在确保合规性以及儿童的安全与福祉
学校——通过确保共享有关儿童进步情况、当前发展水平及兴趣爱好的信息，帮助儿童顺利过渡
我们将出于养老金计划管理之需，向该计划的受托人或计划管理人共享您参与集团公司运营的任何养老金计划的相关个人数据。
我的信息在第三方服务提供商以及我们集团内的其他实体处有多安全？
我们要求所有第三方服务提供商及集团内的其他实体，均须采取适当的安全措施，按照我们的政策保护您的个人信息。我们不允许第三方服务提供商将您的个人数据用于其自身目的。我们仅允许其根据我们的指示，为特定目的处理您的个人数据。
你们会在什么情况下将我的个人信息分享给集团内的其他实体？
那么其他第三方呢？
我们可能会与其他第三方共享您的个人信息，例如在业务可能被出售或进行重组的情况下。在此情况下，我们将在交易完成前，尽可能向其他各方提供匿名化数据。交易完成后，我们将根据交易条款的要求，在必要范围内向其他各方提供您的个人数据。
我们可能还需要向监管机构披露您的个人信息，或为遵守法律而披露您的个人信息。
数据保留
你们会将我的信息保留多长时间？
我们只会将您的个人信息保留至实现收集目的所需的期限，包括为满足任何法律、会计或报告要求之目的。 关于您个人信息的不同方面的保留期限详情，请参阅我们的保留政策，该政策可向负责人索取。在确定个人数据的适当保留期限时，我们会综合考虑个人数据的数量、性质和敏感程度；因未经授权使用或披露您的个人数据而可能造成的危害风险；我们处理您的个人数据的目的以及是否可通过其他方式实现这些目的；以及适用的法律要求。
在某些情况下，我们可能会对您的个人信息进行匿名化处理，使其无法再与您建立关联；在此情况下，我们可能会在无需另行通知您的前提下使用此类信息。一旦您不再是员工、不再是享受幼儿园服务的儿童，或不再是家长（视具体情况而定），我们将根据[我们的数据保留政策或适用法律法规]保留并安全销毁您的个人信息。
访问权、更正权、删除权和限制处理权
您有义务将变更情况告知我们
确保我们持有的您的个人信息准确且为最新状态非常重要。如果您在与我们的雇佣关系存续期间个人信息发生变更，请及时告知我们。
您在个人信息方面的权利
在某些情况下，根据法律，您有权：
• 请求获取您的个人信息（通常称为“数据主体访问请求”）。这使您能够获取我们持有的关于您的个人信息副本，并核实我们是否依法处理该信息。
• 要求更正我们持有的关于您的个人信息。这使您能够更正我们持有的关于您的任何不完整或不准确的信息。
• 要求删除您的个人信息。这使员工或家长能够在我们没有正当理由继续处理其个人信息的情况下，要求我们删除或移除该个人信息。此外，当您行使了反对处理的权利（见下文）时，您也有权要求我们删除或移除您的个人信息。
• 当我们基于合法利益（或第三方的合法利益）处理您的个人信息时，若您因自身特定情况而希望以此为由反对该处理，您有权提出反对。此外，当我们出于直接营销目的处理您的个人信息时，您也有权提出反对。
• 要求限制对您个人信息的处理。这使员工或家长（视具体情况而定）能够要求我们暂停对您个人信息的处理，例如当您希望我们核实该信息的准确性或处理该信息的理由时。
• 要求将您的个人信息转移给另一方。
如果您希望查阅、核实、更正或要求删除您的个人信息，反对对您的个人数据进行处理，或要求我们将您的个人信息副本转移给其他方，请以书面形式联系负责人。
通常无需支付费用
您无需支付任何费用即可查阅您的个人信息（或行使任何其他权利）。
我们可能需要您提供以下信息
我们可能需要向您索取特定信息，以便确认您的身份，并确保您有权访问该信息（或行使您的其他任何权利）。这是另一项适当的安全措施，旨在确保个人信息不会被披露给任何无权获取该信息的人。
撤回同意的权利
在极少数情况下，如果您曾为特定目的同意我们收集、处理和转移您的个人信息，您有权随时撤回针对该特定处理活动的同意。如需撤回同意，请联系[负责人]。一旦我们收到您撤回同意的通知，我们将不再为您最初同意的该目的或这些目的处理您的信息，除非我们根据法律有其他合法依据。
本隐私声明的变更
我们保留随时更新本隐私声明的权利，如进行任何重大更新，我们将向您提供新的隐私声明。此外，我们也可能会不时通过其他方式就您的个人信息处理事宜向您发出通知。
我们已在信息专员办公室（ICO）的《数据保护登记册》中完成注册，注册号为 A8434619。